Jak założyć własną firmę?

Myślisz o założeniu firmy, ale boisz się formalności?
Rozwiewamy wszystkie wątpliwości!

Jak założyć własną firmę - praktyczny poradnik krok po kroku

Na początku wyjaśnijmy podstawową kwestię. Jeśli wcześniej nie miałeś zbyt wiele do czynienia z tematem "firma i formalności z nią związane", to zapewne będziesz zastanawiał się nad formą prowadzenia działalności. W poniższym poradniku zaprezentujemy praktyczne wskazówki, jak założyć firmę w najbardziej popularnej formie, jaką jest jednoosobowa działalność gospodarcza.

I od razu nasuwa się pytanie: No dobrze, a co jeśli firma zacznie się rozwijać, i będę potrzebować pracowników? Czy muszę wybrać od razu inną formę, czy później ją zmienić? NIE!

JEDNOOSOBOWA DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA – wbrew nazwie, w działalności takiej można zatrudniać pracowników, a sama nazwa oznacza tylko tyle, że jest jeden właściciel.

KROKI FORMALNE:

Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czyli założenie firmy

Wniosek dostępny jest na stronie CEIDG.

WAŻNE! Dzień rozpoczęcia działalności określony we wniosku nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku. Ale można określić datę rozpoczęcia w terminie późniejszym niż dzień złożenia wniosku.

 

WAŻNE! Po zapisaniu wniosek będzie dostępny w systemie tylko przez 7 dni. W tym czasie trzeba go złożyć, inaczej zostanie usunięty.

Dostaniesz potwierdzenie na maila o zapisanym wniosku w systemie, razem z załączonym wnioskiem (pdf i xml do wprowadzenia ewentualnych zmian)

CO ZAWIERA WNIOSEK CEIDG-1?

  • swoje dane (imię, nazwisko, PESEL, NIP, nr i serię dowodu osobistego, imiona rodziców;
  • złożenie oświadczenia, że nie orzeczono prawomocnie wobec nas zakazów dot. Prowadzenia działalności gospodarczej;
  • adresy: zamieszkania, zameldowania, wykonywania działalności gospodarczej;
  • firma przedsiębiorcy – czyli imię i nazwisko plus wymyślona przez nas nazwa np. Kawiarnia „Fanaberia” Jan Nowak;
  • przewidywana liczba pracujących – jeśli nie zamierzamy nikogo zatrudniać, to wpisujemy 1, ponieważ właściciel też jest liczony jako pracujący;
  • przewidywana liczba zatrudnionych – jeśli nie zamierzamy nikogo na razie zatrudniać, to wpisujemy 0;
  • rodzaje działalności gospodarczej – wpisujemy kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) wspomniany wcześniej zakład stolarski będzie miał przeważającą działalność 43.32.Z.

Tutaj należy wpisać wszystko czym będziemy się zajmować, ponieważ od tego będzie również zależało, czy możemy dany wydatek zaliczyć w koszty. W razie kontroli podatkowej, oprócz udowodnienia, że faktycznie zajmujemy się działalnością w danym zakresie, musimy również okazać, że mamy to uwzględnione „we wpisie”

WYSZUKIWARKA KODÓW PKD jest dostępna np. na stronie http://www.klasyfikacje.gofin.pl/pkd/4,0.html

  • nazwa skrócona – nie jest wymagana, ale jeśli już się na to zdecydujemy nie możemy jej zmieniać, ponieważ będzie używana w kontaktach z ZUS. Nazwą skróconą jest wszystko z naszej wybranej nazwy firmy poza imieniem i nazwiskiem. W przypadku braku nazwy skróconej podajemy swoje imię i nazwisko;

  • data rozpoczęcia działalności – nie może być wcześniejsza niż data zgłoszenia wniosku CEIDG-1, ale za to może być wskazana data późniejsza rozpoczęcia działalności;

  • dane kontaktowe – numery telefonów, adres poczty elektronicznej, strona www;

  • data powstania obowiązku opłacania składek ZUS, czyli data od kiedy zaczyna się rzeczywiste prowadzenie działalności. Najczęściej będzie to ta sama data, którą określono datę rozpoczęcia działalności;

  • dane na potrzeby KRUS – jeśli nie ubezpieczamy się w KRUS (tylko w ZUS) to zostawiamy te pola puste;

  • informacja dotycząca naczelników urzędów skarbowych

  • naczelnik urzędu skarbowego właściwy do spraw ewidencji podatników – czyli do spraw m.in. dotyczących VAT-u. Określamy go wg miejsca wykonywania działalności. A jeśli posiadamy klika adresów prowadzenia działalności (np. 2 sklepy w Poznaniu, ale w różnych dzielnicach, podlegających pod różne US), to właściwym będzie wg miejsca zamieszkania właściciela;

  • naczelnik urzędu skarbowego właściwy w zakresie podatku dochodowego – właściwym urzędem będzie urząd wg miejsca zamieszkania właściciela;

  • WYJĄTEK! Jeśli rozliczamy się na zasadach karty podatkowej, wtedy właściwym urzędem będzie wg miejsca prowadzenia zorganizowanego zakładu, wskazanego we wniosku CEIDG-1

  • wybór formy opodatkowania i wpłaty zaliczki;

  • rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej;

  • najczęściej będzie to podatkowa księga przychodów i rozchodów;
  • księgi rachunkowe, to tzw. Pełna księgowość (obowiązkowa dla niektórych spółek, i przy przychodach powyżej 1200 000 euro;
  • inne ewidencje to np. ryczałt ewidencjonowany;
  • rachunek bankowy – nie jest bezwzględnie wymagany, ale bardzo ułatwia życie. Wszelkie zwroty, np. nadwyżka vatu oddawana jest na konto bankowe;

WAŻNE! Nie jest wymagane, aby było to osobne konto firmowe. Jednak tylko w przypadku konta firmowego, można opłaty prowadzenia i obsługi ująć w kosztach. Dodatkowo, lepiej nie kusić losu (tu: Urzędu Skarbowego) i w razie kontroli nie musieć pokazywać i tłumaczyć się również z prywatnych transakcji;

  • pełnomocnictwo – samo umieszczenie tutaj danych nie wystarczy, ponieważ nie jest to równoznaczne z ustanowieniem pełnomocnika. Muszą to być to pełnomocnicy wcześniej ustanowieni zgodnie z odrębnymi przepisami. Pełnomocnictwo takie wymaga formy pisemnej;

WAŻNE! Jeśli planowałeś założyć firmę od 1. danego miesiąca, to podpowiadamy, że bardziej opłaca się założyć od 2. Dzięki temu zabiegowi, zyskujemy dodatkowy miesiąc na „małych zusach” Związane jest to z zapisem, że składki preferencyjne opłacamy za 24 PEŁNE miesiące.

Jeśli posiadasz podpis elektroniczny, możesz złożyć wniosek przez Internet. Jeśli nie masz takiego podpisu, to czeka Cię wizyta w Urzędzie Gminy/Miasta

**ZŁOŻENIE WNIOSKU ONLINE** **ZŁOŻENIE WNIOSKU W URZĘDZIE GMINY/MIASTA**
Zalogowanie* się do CEIDG, wypełnienie wniosku on-line i złożenie (podpisanie) go elektronicznie. Bez logowania się do CEIDG, przygotowanie wniosku on-line i podpisanie go w dowolnej gminie (zapamiętaj nr wniosku) Pobranie i złożenie wniosku papierowego w gminie. Gmina przekształca go na wniosek elektroniczny Przesłanie wniosku listem poleconym do wybranej gminy. Podpis musi być notarialnie potwierdzony.
*Rejestracja konta przy pomocy:

·        Podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowany

·        Profil zaufany epuap

Wniosek możesz złożyć w dowolnym Urzędzie Gminy/Miasta, nie musi to być Urząd ani z miejsca zamieszkania, ani z miejsca wykonywania działalności

Maksymalnie w ciągu 24h powinieneś otrzymać potwierdzenie na podanego maila o zarejestrowaniu działalności w CEIDG. > **WAŻNE!** Zaświadczeniem o wpisie w CEIDG jest wydruk ze strony internetowej CEIDG. Nie otrzymuje się dodatkowego potwierdzenia w formie papierowej pocztą

odp ceidg Rysunek 1. Mail z potwierdzeniem zarejestrowania w CEIDG

Może Cię zastanowić status CRP KEP*` i KRK** – nie martw się, firma istnieje i nie trzeba niczego więcej wyjaśniać. Brak informacji oznacza, że dane są jeszcze weryfikowane, a operacja jest odroczona ponieważ wniosek nadal czeka na sprawdzenie czy nie posiadasz zakazu do prowadzenia działalności gospodarczej.

Regon zostaje nadany automatycznie przy wpisie do CEIDG.

  • CRP KEP – Centralny Rejestr Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników

  • KRK – Krajowy Rejestr Karny

NIP - jeśli w momencie złożenia wniosku posiadałeś własny NIP, to będzie on przypisany do Twojej działalności. Jeśli nie posiadałeś wcześniej nr NIP, to zostanie on nadany po rejestracji w CEIDG

Co prawda w ramach „jednego okienka” informacje z CEIDG przekazywane są do ZUS, jednak tylko w zakresie zarejestrowania PŁATNIKA składek, natomiast trzeba osobno zgłosić się jako UBEZPIECZONY. Jaka jest różnica? Płatnik, to firma (również osoba fizyczna, która założyła jednoosobową działalność gospodarczą), która jest zobowiązana do opłacania składek za osoby ubezpieczone.

PRZYKŁAD: Jan Kowalski założył firmę, w której zatrudnia 2 osoby. Jan Kowalski jest płatnikiem składek, który jest zobowiązany do opłacania składek za 3 osoby: 2 pracowników i za siebie

Aby zarejestrować się jako ubezpieczony, trzeba przekazać do ZUS dokument:

  • ZUS ZUA – zgłoszenie do składek społecznych (emerytalna, rentowa, wypadkowa, i dobrowolna chorobowa). Zgłoszenie to obowiązuje w przypadku jeśli prowadzisz tylko tę działalność, i nie jesteś zatrudniony z wynagrodzeniem co najmniej na poziomie minimalnej krajowej (w 2015r. 1750zł);

  • ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego. To zgłoszenie obowiązuje przy tzw. Zbiegach tytułów, czyli kiedy „w innej pracy” masz obowiązkowe składki społeczne naliczane  od podstawy co najmniej na poziomie minimalnej krajowej. Np. zakładasz firmę, ale jednocześnie jesteś zatrudniony na etacie z wynagrodzeniem  1750 zł. Wtedy z własnej działalności podlegasz tylko pod obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne;

WAŻNE! W terminie 7 dni od daty wskazanej we wniosku jako datę rozpoczęcia działalności należy złożyć w ZUS druki ZUS ZUA lub ZUS ZZA

Właściciel firmy może iść osobiście do ZUS, wysłać zgłoszenie pocztą, wysłać elektronicznie przy pomocy podpisu kwalifikowanego przez program PŁATNIK, lub przez E-PŁATNIK – jeśli ma potwierdzone dane na PUE, lub potwierdzony profil zaufany ePUAP albo również podpis kwalifikowany. Można także skorzystać z pomocy Biura Rachunkowego, gdzie zrobią to za Ciebie.

Po rejestracji w CEIDG możecie dostać automatyczną wiadomość z całkiem miłą niespodzianką z ZUS:

info zus Rysunek 2. Mail powitalny z ZUS :-)

Miło dostać informację z wyjaśnieniami przed ewentualnymi kontaktami J Przewodniki ZUSu są napisane naprawdę przyjaźnie i przystępnie, oraz jest ich całkiem sporo i wszystkie dostępne są online, co jest dodatkowym plusem

Link do poradników: http://www.zus.pl/default.asp?id=1091

GRATULACJE, ZAŁOŻYŁEŚ FIRMĘ!

Jeśli decydujesz się na bycie czynnym podatnikiem vat (czyli jeśli chcesz być „vatowcem”), zostaje Ci złożenie deklaracji VAT – R w Urzędzie Skarbowym właściwym wg miejsca prowadzenia działalności.

WAŻNE! Nie jest już pobierana opłata za potwierdzenie rejestracji VAT. Jeśli jednak koniecznie potrzebujesz zaświadczenia o rejestracji (VAT-5), wtedy będziesz musiał złożyć wniosek oraz uiścić opłatę w wysokości 170 zł. Najczęściej jednak wystarczy zrobić ksero wypełnionego VAT-R i razem z oryginałem dać „do podbicia” w okienku w US.

 

WAŻNE! Można dokonać w dowolnym momencie roku, jednak koniecznie przed dokonaniem pierwszej sprzedaży opodatkowanej! Czyli np. przed dniem, w którym tracimy prawo do zwolnienia z vatu (np. na skutek przekroczenia przychodu opodatkowanego w wysokości 150 000 zł)

Wypełnienie pierwszej strony nie powinno sprawiać problemów. Należy tylko pamiętać, że osoby fizyczne wpisują dane oznaczone „**”. Przykładowo, nie wpisujemy nazwy skróconej naszej firmy, tylko podajemy imiona rodziców. Dużo trudniej wypełnić druga stronę, czyli sekcję C. Nie będziemy szczegółowo opisywać każdej z rubryk, tylko zasygnalizujemy niektóre, oraz wskażemy co należy zaznaczyć w przypadku rozpoczęcia zwykłej działalności gospodarczej (np. handel, czy zakład stolarski) w której od razu chcemy być vatowcami.

C1 – ogólne informacje;

Pkt. 29 – zaznaczają osoby, które chcą świadczyć m.in.: usługi jubilerskie, usługi w zakresie doradztwa, usługi prawnicze, czy sprzedają nowe środki transportu, tereny budowlane. Tym podatnikom nie przysługuje zwolnienie ze względu na wysokość obrotów. Wykaz podatników znajduje się w art. 113 ust. 13 ustawy u VAT;

Pkt. 30 – zaznaczają osoby, które chcą (i mogą) skorzystać ze zwolnienia na mocy art. 113 ust 1. Lub 9., czyli ze względu na wysokość obrotów (wspomniane wcześniej 150 000);

WAŻNE! Jeśli będziemy korzystać ze zwolnienia ze względu na limit sprzedaży, to NIE mamy obowiązku rejestrować się jako podatnicy VAT, czyli nie musimy składać deklaracji VAT-R

Pkt. 31. zaznaczają osoby, które dokonują wyłącznie sprzedaży zwolnionej z vat (czyli są zwolnione ze względu na rodzaj wykonywanej działalności, np. lekarze). Tutaj również nie ma obowiązku (ale można) składania deklaracji VAT-R;

Pkt. 32. dotyczy rolników ryczałtowych;

Pkt. 33. najczęściej wskazywany punkt. Jeśli zakładamy „zwykłą” działalność, to to powinniśmy zaznaczyć. Mowa tutaj o podatnikach, którzy mogli korzystać ze zwolnienia ze względu na wysokość obrotów, ale rezygnują z tego, i chcą być „vatowcami”;

Pkt. 36. dotyczy podatnika z kraju Unii sprzedającego towary na rzecz polskich podmiotów niemających obowiązku rozliczania VAT z tytułu WNT (Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów);

z prawej strony, w pkt. 38 podajemy datę, od której chcemy być „vatowcami”;

Pkt. 39 – 45 jeśli nie wybieramy metody kasowej, to zostawiamy te pola puste.

SEKCJA C.2.

VAT – 7 (miesięcznie) najczęściej wybieraną opcją jest składanie deklaracji;

VAT -7K deklaracje składane kwartalnie;

WAŻNE! Wybór obowiązkowy dla podatników rozliczających się metodą kasową!

VAT 7D – składają podmioty nie będący małymi podatnikami;

VAT -8 – dotyczy podatników niebędących podatnikami VAT czynnymi („nie-vatowcami”) u których występuje opadatkowane WNT oraz import usług, czy dostawy, dla których podatnikiem jest nabywca;

VAT – 12 – dotyczy taksówkarzy opodatkowanych w formie ryczałtu;

Pkt. 55-58  wpisujemy miesiąc (w przypadku wyboru vat 7)/kwartał (vat 7K)i rok, za który złożymy pierwszą deklarację VAT;

C.3. wypełniamy tylko wtedy, kiedy planujemy wykonywać transakcje wewnątrzwspólnotowe. Jest to tzw. Rejestracja VAT-UE;

Pkt. 59. dotyczy podatników, którzy planują wykonywać transakcje wewnątrzwspólnotowe;

Pkt. 60. dotyczy podatników, którzy nie są płatnikami VAT, ale będą dokonywać zakupów towarów w UE;

Pkt. 61. dotyczy podatników vat zwolnionych (czyli „nie-vatowców”) planujących import/export opodatkowanych usług.